Yhdistyksen asiakirjat

Kohteesta Kansalaisen käsikirja
Loikkaa: valikkoon, hakuun

Kokouskutsu

Yhdistyksen kokouksen kutsuu koolle hallitus. Hallituksen kokouskutsusta vastaa puolestaan puheenjohtaja. Yhdistyslaissa (24 §) todetaan, että yhdistyksen kokouksen kutsu on annettava sääntöjen mukaan ja kutsussa on mainittavat kokouksen aika ja paikka.

Kokouskutsussa mainitaan siis:

1. Yhteisön virallinen nimi

2. Kokouksen laatu (vuosikokous, ylimääräinen kokous)

3. Kokouksen paikka (osoite huoneiston tarkkuudella)

4. Kokouksen aika (päivämäärä ja kellonaika)

5. Kokoukselle määrätyt asiat

  • Jäsenillä on oltava mahdollisuus tuoda asioita vuosikokouksen käsittelyyn. Siitä on hyvä mainita säännöissä ja muistuttaa jäseniä hyvissä ajoin ennen kokouskutsun laatimista. Aloitteet tulee toimittaa säännöissä määrätyllä tavalla hallituksen tietoon, jotta ne voidaan laittaa sääntömääräisen kokouksen esityslistaan. Vain esityslistalla olevista asioista voidaan tehdä päätös.

6. Kokouskutsun antamispaikka ja -aika

7. Koollekutsujan allekirjoitus

Jos kokoukseen voidaan osallistua myös postitse taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla, tästä on mainittava kokouskutsussa. Kokouskutsussa on lisäksi mainittava, jos kokoukseen postitse tai teknisen apuvälineen avulla osallistuvan jäsenen puhevallan käyttäminen on rajoitettua.

Hyvä tapa on sopia seuraavasta kokouksesta jo edellisessä kokouksessa.

Jos joudutaan tarkistamaan toteutuuko säännöissä määritelty kutsuaika, ei koolle kutsumispäivää (postitus- tai julkaisupäivä) lasketa määräaikaan mukaan, mutta kokouspäivä lasketaan. Yleensä määräaika on joko 7 tai 10 vuorokautta. Myös koollekutsumistapa määritellään sääntömääräisessä kokouksessa. Nykyisin myös sähköpostikutsut ovat laillisia.

Hallituksen, työryhmien ja toimikuntien kokouskutsun muodosta ei yhdistysten säännöissä ole yleensä erillisiä määräyksiä. Tällöin pelkkä puhelinsoitto voi riittää.

Yhdistyslaissa (23 §) on lueteltu asiat, joista ei saa tehdä päätöstä ilman, että ne on mainittu kokouskutsussa:

  • sääntömuutos
  • kiinteistön luovutus tai kiinnitys
  • huomattava omaisuuden luovutus
  • äänestys- ja vaalijärjestys
  • hallituksen tai sen jäsenten valitseminen tai erottaminen
  • tilintarkastajan vahvistaminen tai erottaminen
  • yhdistyksen purkaminen
  • muut näihin verrattavat asiat

Yhdistyksen säännöt voivat lisäksi edellyttää, että kaikki käsiteltävät asiat on mainittava kokouskutsussa.

Lähteet: Finlex. Yhdistyslaki [1]. Viitattu 18.3.2011 Loimu, Kari: Yhdistystoiminnan käsikirja. WSOY 2000. Paasolainen, Seppo: Sihteerinä yhdistyksessä. TJS Opintokeskus 2006. Yhdistystieto.fi. Yhdistyksen asiakirjat. Kokouskutsu [2]. Viitattu 2.11.2010.




Esityslista

Sääntömääräisten kokousten esityslista lähetetään kokouskutsun yhteydessä. Myös mahdolliset kokousasiakirjat pyritään toimittamaan samaan aikaan. Yleinen periaate on, että kun esityslista on hyväksytty, tulee siitä kokouksen asialista, kokousjärjestys.

Uusien asioiden listalle ottamisen kanssa pitää olla varovainen. Jäsenten tulee olla tietoisia kokouksessa käsiteltävistä asioista jo kokoukseen tullessa, joten ylimääräiset asiat merkitään kohtaan "Muut asiat", ja siellä käydään valmistelevaa keskustelua asiasta. Päätöksiä ei uusista asioista tehdä, vaan ne valmistellaan seuraavaan kokoukseen. On myös yhdistyksen oma asia, tekeekö hallitus tai puheenjohtaja esityslistaan valmiit päätösehdotukset.


Esityslistamalli:


1. Kokouksen avaaminen

  • hallituksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja avaa kokouksen


2. Valitaan kokoukselle toimihenkilöt

  • puheenjohtaja, sihteeri, pöytäkirjan tarkastajat, ääntenlaskijat


3. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden hyväksyminen

  • todetaan, mitä säännöissä sanotaan, ja onko toimittu näin
  • laillisuuden ja päätösvaltaisuuden ehdot:

- koollekutsuja

- kutsutapa ja -aika

- kokouksen pitoaika

- käsiteltävät asiat

- osanottajat

- kokouksen puheenjohtaja


4. Esityslistan hyväksyminen

  • esityslista hyväksytään kokouksen asialistaksi
  • mikäli jaettu etukäteen, ei tarvitse lukea kokouksessa ääneen
  • lisäykset muihin asioihin, keskusteltavaksi


5. Ilmoitusasiat


6. Päätösasiat

  • hallituksen valmistelemat asiat
  • jokainen omana kohtanaan


7. Muut esille tulevat asiat

  • hallituksen jäsenten esiinottamat asiat, mutta ei päätettävät asiat
  • päätöksiä voidaan tehdä ainoastaan, jos yhdistyksen säännöt sen sallivat


8. Seuraavasta kokouksesta päättäminen


9. Kokouksen päättäminen

  • merkitään kellonaika


Lähteet: Loimu, Kari: Yhdistystoiminnan käsikirja. WSOY 2000. Paasolainen, Seppo: Sihteerinä yhdistyksessä. TJS Opintokeskus 2006 Yhdistystieto.fi. Yhdistyksen asiakirjat. Esityslista / Työjärjestys [3]. Viitattu 2.11.2010.




Pöytäkirja

Allekirjoitettu ja tarkastettu pöytäkirja on todistusvoimainen asiakirja kokouksen kulusta.

Pöytäkirja muodostuu otsikko-osasta, asiaosasta, allekirjoituksista ja tarkastuslausunnosta.

Pöytäkirjan otsikko-osa sisältää:

  • mikä yhdistys?
  • mikä toimielin?
  • mikä kokous
  • milloin pöytäkirja on laadittu?
  • milloin kokous on pidetty?
  • ketkä ovat olleet läsnä?

- hallituksen ja erilaisten työryhmien kokousten läsnäolijat mainitaan nimeltä

- myös poissaolijat on hyvä mainita nimeltä, nimen perään voi liittää sanan ”este”, jos hän on ilmoittanut esteestä etukäteen

- yhdistysten kokousten pöytäkirjan otsikko-osassa mainitaan osallistujien lukumäärä ja viitataan pöytäkirjan liitteenä olevaan osanottajaluetteloon

  • ketkä ovat olleet kokouksen toimihenkilöitä?

Asiaosaan kirjataan kokouksen päätökset sekä mahdollisesti käytyä keskustelua tai koko keskustelu.

  • Päätöspöytäkirja = tehdyt päätökset sekä kaikki määräenemmistöä vaatineitten äänestysten tulokset, muuta tärkeimmät äänestystulokset.
  • Selostuspöytäkirja = pääehdotusten ja tärkeimpien vastaehdotusten tekijät ja oleellinen sisältö, kaikki äänestystulokset ja kaikki tehdyt päätökset.
  • Keskustelupöytäkirja = mahdollisimman tarkoin koko käyty keskustelu.

Pöytäkirjassa asiat jaetaan pykäliin. Pykälät otsikoidaan ja numeroidaan. Numerointi tapahtuu joko juoksevasti kunkin toimikauden alusta tai aloittaen ykkösestä jokaisessa kokouksessa.

Yhdistyslain (31 §) mukaan pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja sekä yleensä myös sihteeri. Jos tarkastamisessa käytetään pöytäkirjan tarkastajia, he laativat pöytäkirjan loppuun tarkastuslausuntonsa ja päiväävät sekä allekirjoittavat sen.

Pöytäkirjan voi tarkistaa kolmella tavalla:

1. Käyttämällä vähintään kahta kokouksessa valittua ja läsnä ollutta pöytäkirjan tarkastajaa. Tarkastajilla ei ole oikeutta muuttaa tekstiä.

2. Seuraavassa kokouksessa: Pöytäkirja hyväksytään joko sellaisenaan tai muutettuna saman toimielimen seuraavassa kokouksessa.

3. Kulumassa olevassa kokouksessa: Yleensä koko pöytäkirjaa ei tarkasteta, vain jokin osa siitä. Menettelytapaa käytetään erityisesti silloin, kun halutaan päätöksestä heti täytäntöönpanokelpoinen ja lainvoimainen.


Lähteet: Lea, Lihavainen: Yhdistys- ja kokouskäytännöt. Teoksessa Vaikuttava yhdistys. Toim. Lihavainen L. Opintotoiminnan Keskusliitto 1996. 94-111. Loimu, Kari: Yhdistystoiminnan käsikirja. WSOY 2000.




Vuosittainen toimintasuunnitelma

Yhdistys tekee vuosittain toimintasuunnitelman, jolla määritellään seuraavan toimintavuoden tehtävät. Toimintasuunnitelman sisältö ja malli rakentuvat sen mukaan, millaisesta yhdistyksestä on kyse. Toimintasuunnitelma perustuu yhdistyksen toiminta-ajatukselle, joka on kirjattu yhdistyksen sääntöjen tarkoituspykälään.

Suunnitelman on hyvä olla tiivis ja konkreettinen kuin liian laaja ja yksityiskohtainen. Samaa rakennetta käytetään myös yhdistyksen toimintakertomuksessa.

Esimerkki toimintasuunnitelman rungosta:

  • visio
  • johdanto = ajatuksia tulevasta
  • jäsenhankinta
  • mahdolliset toimikunnat
  • tiedotustoiminta

- sisäinen tiedotus (miten, mitä, kuinka usein)

- ulkoinen tiedotus (erityiset tapahtumat, näkyvyyden tarve, kenelle, kuka hoitaa)

  • yhdistyksen perustoiminta (mitä halutaan toteuttaa tulevalla toimikaudella)

- erityiset tapahtumat

- tempaukset

- koulutus

- juhlat

- näyttelyt

- retket

- matkat

- työllistäminen

  • yhteistoiminta muiden yhdistysten ja yhteisöjen kanssa

- olemassa olevien jatkaminen

- uudet kumppanuudet

  • taloudellinen toiminta

- varojen kerääminen

  • muut merkittävät tapahtumat /asiat tulevan toimintakauden aikana

Toimintasuunnitelman tekee kyläyhdistyksen hallitus ja esittää sen kyläyhdityksen yleiselle kokoukselle hyväksyttäväksi.

Lähteet: Loimu, Kari: Yhdistystoiminnan käsikirja. WSOY 2000. Paasolainen, Seppo: Sihteerinä yhdistyksessä. TJS Opintokeskus 2006. Yhdistystieto.fi. Yhdistyksen asiakirjat. Toimintasuunnitelma [4] Viitattu 2.11.2010.





Vuosittainen toimintakertomus

Yhdistyksen hallitus laatii toimintakertomuksen edellisen vuoden toiminnasta ja esittää sen hyväksymistä yhdistyksen kokouksessa. Yhdistyksen toimintasuunnitelman rakennetta voi käyttää myös toimintakertomusta laadittaessa. Näin sitä on helppo verrata toimintasuunnitelmaan. Toimintakertomus vastaa yleensä seuraaviin kysymyksiin:

  • Toteutuiko toimintasuunnitelma?
  • Saavutettiinko tavoitteet?
  • Olivatko tavoitteet realistisia?
  • Oliko resursseja riittävästi?
  • Missä asioissa onnistuttiin?
  • Mitä asioita pitää kehittää?


Yhdistystoiminnan oppaat neuvovat noudattamaan seuraavia periaatteita toimintakertomusta laadittaessa:

  • Samasta asiasta mainitaan vain kerran eikä useassa kohdassa.
  • Asian käsittelyn laajuus on suhteessa asian tärkeyteen.
  • Asiat käsitellään johdonmukaisessa järjestyksessä. Kronologinen järjestys ei välttämättä aina ole paras vaihtoehto.
  • Tiedot on tarkistettava niin, että ne ovat varmasti oikein.

Hyvä käytäntö on aloittaa toiminnan kirjaaminen ja tietojen kerääminen jo heti toimintavuoden alusta alkaen.

(Tässä ohjeessa on keskitetty pienten yhdistysten toimintakertomuksiin, joita ei velvoiteta noudattamaan kirjapitolain ja -asetusten määräyksiä.)


Lähteet: Loimu, Kari: Yhdistystoiminnan käsikirja. WSOY 2000. Paasolainen, Seppo: Sihteerinä yhdistyksessä. TJS Opintokeskus 2006.